Odense Gymnastikforening
Oplevelse – Glæde – Fællesskab

REFERAT AF HOVEDBESTYRELSESMØDE

TIRSDAG DEN 20. oktober 2015

 

 

Til stede: Annette Pedersen, Jørgen Bendix Petersen, Morten Schreiner, Lone Ellegaard Østfeldt, Karen Høybye, Thomas Juul Hansen, Hans-Henrik Grabe, Bent Jacobsen, Klaus Winther, Erik Larsen og Anette Rasmussen.

 

Afbud:       Birgit Nancke.

 

Dagsorden:

 

1. Postgennemgang og meddelelser

2. Hovedafdelingen, herunder økonomi.

3. Korte referater fra afdelingerne:

      Gymnastik

      Atletik

      Motion

      Tværidrætslig

      Klubhuset

4. Eventuelt.

 

Ad) 1.

Postgennemgang og meddelelser:

 

Klaus kommenterede, at vi i sidste referat har skrevet, at punktet Bladudvalg skal lukkes. Han oplyste, at vi ikke kan nedlægge dette punkt, uden at det er vedtaget på en generalforsamling. Vi besluttede, at vi fremover fortsat har punktet på dagsordenen. Og at Annette Petersen skal snakke med Birgit Nancke, som selvfølgelig forsat bliver inviteret til bestyrelsesmøderne i hovedbestyrelsen.

 

Klaus oplyste, at de i byggeudvalget har haft byggemøde, vedr. færdiggørelsen af løbskontoret i den nye tilbygning, og tilbudsmateriale er ved at være færdigt. Derefter bliver det sendt til 3 udbydere.

 

Der har været en forespørgsel fra Flemming Vedel vedr. klubbens nye hjemmeside. Han efterlyser en sammenhæng mellem undersiderne på OGF’s hjemmesiden. Evt. et punkt som er ens i alle afdelingerne, hvor de adm. kontaktoplysninger for hver afdeling er oplistet ens, så det er mere overskueligt for medlemmerne/brugerne af vores hjemmeside.

Dette blev debatteret i bestyrelsen. Og der blev stillet yderligere et forslag om, at man skal bruge login som medlem for at komme ind i de enkelte afdelinger til udvalgte oplysninger så som referater fra bestyrelsen.
Det blev aftalt, at Klaus skal tage kontakt til Flemming, og bede ham om at komme med et forslag til et fælles punkt til afdelingernes undersider på hjemmesiden.

 

Klaus oplyste, at der er blevet lavet en 5-årig aftale, med Ultimate, på tidtagning af alle foreningens løb.

 

Endvidere oplyste Klaus, at vores vandmåler blev udskiftet fredag før efterårsferien. Den gamle måler er sendt til eftersyn i Ringe hos et uvildigt firma. Vi håber, at de kan finde ud af, om det var en fejl i måleren, der var skyld i det periodevis store forbrug.

 

Ad) 2.

Hovedafdelingen, herunder økonomi:

 

Morten orienterede om klubbens økonomi.

 

Tinglysningen er stadig ikke godkendt. Men ifølge advokatfirmaet så er det lige oppe over.

 

Klaus spurgte til en sammenligning af beholdning samme tid sidste år. Han spurgte om dette, fordi overførslen fra Eventyrløbet til hovedafdelingen i år var uden tilskud til afdelingerne for deres arbejde på dagen. Det blev i år udbetalt direkte fra Eventyrløbet til afdelingerne.
Annette beder Morten om til næste møde, at lave en sammenligning af beholdningen i forhold til sidste år.

 

Morten har 20. oktober modtaget et brev fra Odense kommune, hvor de senest 1. november beder om timeplan til beregning af lokaletilskud. Det var ikke meget tid til denne opgave. Morten havde tidligere plan med, som blev gennemset og vil blive afsendt til kommunen.

 

Erik spurgte, om der bliver afregnet for overnatning i klubhuset i forbindelse med aktiviteter fra afdelingerne. Thomas svarede, at egne medlemmer er gratis og eksterne brugere skal betale 20 kr. pr. overnatning. Dette blev debatteret kort og bestyrelsen blev enige om, at det er den aftale, der tidligere er blevet lavet.

 

Ad) 3.

Korte referater fra afdelingerne:

 

Gymnastikafdelingen:

 

Dags dato har afdelingen 620 medlemmer, og det er ikke alle, der har tilmeldt endnu.

 

Afdelingens nye uddannelseskoncept er godt i gang med den nye sportschef Jakob Baunsgaard. Han har til dato afholdt 4-5 kurser for afdelingens instruktører.

 

Den sportslige ledelse er næsten færdig med materiale til indsendelse til Odense kommune.

 

Til VM og ungdoms VM i tumbling og trampolin, som afholdes i Odense fra 26. november til 6. december, er der til truppen, som skal repræsentere Danmark udtaget tre senior herrer og en dame og 9 juniorer fra OGF.

 

Atletikafdelingen:

 

Sæsonen for atletik er lige sluttet, og det endte med en 4. plads i hold til veteranherrerne.

 

Simone Glad er blevet udtaget til NM i cross. Hun har derefter meddelt, at hun flytter til AGF.

 

Ungdomsstrukturen er under udvikling. Bl.a. i samarbejdet med skole/klub atletik træning.

 

Odense kommune har lovet at arbejde med varme og isolering i den nye atletik/cykel arena. Derudover mangler der en del sikkerhedstiltag i arenaen.

 

Hans-Henrik oplyste, at han i afdelingen har opfordret til at lave nogle konkurrencer i spring i den nye arena.

 

Motionsafdelingen:

 

Vintersæsonen er i gang. Spinning begyndte den 1. oktober og fortsætter til udgangen af marts med div. events.

Låse i den nye cykelgård er på vej.

 

Karen oplyste, at hun vil tage problematikken, med at sætte kiler/bøjler i klemme i dørene i klubhuset, op i deres afdeling. Det er flere gange opdaget, at huset står åbent pga. dette.

Der blev debatteret omkring dette problem.

Klaus spurgte, om hovedafdelingen vil købe x antal chiparmbånd til klubhusets dørlåse til salg á kr. 70. Dette blev godkendt, og det blev aftalt, at Klaus skal købe en kasse af disse armbånd.

 

Tværidrætslig:

 

Afdelingen er godt i gang på nær torsdagsbridge, hvor der ikke var tilslutning nok.

 

Der er tilgang og naturlig afgang i afdelingen.

 

Afdelingen vil gerne tilbyde sin hjælp, hvor der er behov.

 

Bent oplyste, at et medlem har observeret, at der til en fest i atletikafdelingen blev læsset øl ind gennem vinduet.

Hans-Henrik bad om flere oplysninger vedr. dette, så han kan tage sig af det.

 

Ovenstående udløste en debat omkring medbragte drikkevarer, ved leje af klubhuset.

Der var en del spørgsmål. Og nogle gamle og uigennemsigtige regler, som ikke alle kender til.

Bestyrelsen besluttede at ved leje af klubhuset, må lejere selv medbringe drikkevarer.

 

Klubhuset:

 
Erik oplyste, at der er købt nyt køleskab og fryser. Og bestilt div. udstyr til køkkenet, da en del er forsvundet.

Der blev debatteret om forsvundet køkkenudstyr. Og madvarer som stilles i køkkenet til senere brug, som også forsvinder. Generelt forsvinder mange ting i klubhuset f.eks. toiletpapir. Debatten kom igen ind på låse og chip/koder til døre.
Konklusionen blev, at Klaus skal ændre koden ud til køkkenet og skrive ud til bestyrelsen, hvad den nye kode bliver. Dette skal så komme an på en prøve frem til næste møde.

 

Ad) 4.

Eventuelt

 

Lone informerede om, at hun har afleveret atletikafdelingens regnskab pr. 31/8-2015. Og at 3 unge mænd har overtaget hendes arbejde.
Hun oplyste også, at der er kommet ny kasserer i afdelingen, Rasmus Jensen.

Lone vil gerne fortsætte som suppleant i hovedbestyrelsen.

Karen spurgte til Lones position i OGF i fremtiden. Lone vil ikke fortsætte i atletikafdelingen, men gerne i DHL-stafettens styregruppe. Og evt. andet foreningsarbejde i foreningen.

 

Der blev spurgt til, om der er noget nyt fra atletikafdelingen vedr. afsættelse af en ny medarbejder. Det var der ikke.

 

Der blev debatteret i bestyrelsen om foreningsarbejde, frivillige, ansatte og penge til dette. Det var en generel debat om, hvordan det foregår i andre foreninger i landet.

 

Næste møde i Hovedbestyrelsen er:

Tirsdag den 08.12-2015 kl. 18.30, Jørgen Bendix står for mad til mødet.

 

 

 

Referent: Anette Rasmussen Den 20.10.2015

Referatet er godkendt den 01.11.2015