Odense Gymnastikforening
Oplevelse – Glæde – Fællesskab

REFERAT AF HOVEDBESTYRELSESMØDE

TIRSDAG DEN 23. august 2016

 

 

Til stede: Annette Pedersen, Jørgen Bendix Petersen, Morten Schreiner, Karen Høybye, Thomas Juul Hansen, Hans-Henrik Grabe, Bent Jacobsen, Klaus Winther, Anne Mette Lønbo og Anette Rasmussen.

 

Udeblevet:      Erik Larsen

 

Dagsorden:

 

  1. Postgennemgang og meddelelser.
  2. Hovedafdelingen, herunder økonomi.
  3. Korte referater fra afdelingerne:

         Gymnastik

          Atletik

          Motion

          Tværidrætslig

          Klubhuset

          Bladudvalg         

  1. Klubhusudvalgets opgaver.
  2. Eventuelt.

 

 

Ad) 1.

Postgennemgang og meddelelser:

 

Annette havde ikke noget at meddele.

 

Klaus fortalte, at det gik godt til Zoo-løbet, dog er der ingen overskud, det går lige op.

Odinsbro-løbet gik også fint, men det var en dårlig timing af datoen for løbet, og det giver højt sandsynligt underskud.

 

DHL-stafetten har haft rekord mange deltagere, 3 hold mere end 2014.

Jørgen kommenterede et læserbrev med klage over de store trafikale udfordringer i forbindelse med løbet.

 

Klaus informerede, at nye låse er monteret mandag den 22. august og nøglebrikkerne er kodet om. Udlejningsbrikker kan kun bruges i salen.

 

Han oplyste endvidere, at der i næste uge arbejdes på, at lave bookingsystem til gymnastiksalen. Forhåbentlig til ibrugtagning fra primo september.

 

Han fortalte også, at den nye afdeling er klar til at blive taget i brug. Og han bad om hjælp fra atletikken til at flytte møbler fra container.

 

Jørgen bad Hans-Henrik om at uddybe el. lave et konkret oplæg til den kommentar, han har sendt ud pr. mail.

Hans-Henrik forklarede, at han kunne tænke sig, at hovedafdelingen kunne samarbejde om nogle nye tiltag i foreningen. Evt. for at brande, eller for at arbejde med noget andet, end vores store løb, som giver penge til foreningen. Noget der kan fremhæve foreningens aktiviteter ud over løb.

Hans-Henrik oplyste i den forbindelse, at atletik arbejder på i 2017 at lavet et atletikstævne i centrum, og at de er i dialog med kommunen. Han foreslog, om man evt. kunne samarbejde med andre aktiviteter fra klubbens andre afdelinger.

 

Der blev debatteret om forskellige muligheder, og hvad der tidligere er arbejdet med i klubben. Hvad skal formålet med disse tiltag være? Økonomi eller medlemsfremgang?

 

Der har tidligere været et stort fællesmøde i klubben. Der blev spurgt til, hvad der egentlig skete med resultatet af dette møde? Er det pengene værd?

Hans-Henrik foreslog en konsulent fra Sparta til at hjælpe i gang.

Der blev opfordret til, at vi selv arbejder med, hvad vi gerne vil i klubben, inden vi finder hjælp udefra.

 

Hans-Henrik foreslog, at han kontakter konsulent fra Sparta og i mellemtiden skal vi/hovedafdelingen finde ud af, hvad og hvorfor vi vil dette.

 

Det blev besluttet, at afdelingsformændene og evt. et ekstra bestyrelsesmedlem fra deres afdeling skal lavet et oplæg.
Møde for at lave oplæg blev fastlagt til torsdag den 15. september kl. 19.00.

 

Ad) 2.

Hovedafdelingen, herunder økonomi:

 

Morten fortalte, at han har modtaget tilskud fra Eventyrløbet samt løntilskud fra DHL-stafetten.

 

Han havde desuden fået lokaletilskud fra Odense kommune. (1. afdrag).

 

Som aftalt til sidste møde, har han solgt aktierne til kr. 14.735, der var et lille underskud.

 

Driftsudgifterne kører som de skal.

 

Klaus spurgte om Morten havde regnskab med til atletik- og motions-afdelingerne, så de kunne forholde sig til, om de vil hjælpe økonomisk med resten af tilbygningen.

Morten havde ikke disse tal med, men vil sende beløbene til de to afdelinger, så de kan tage punktet med til bestyrelsesmøde i morgen.

 

Ad) 3.

Korte referater fra afdelingerne:

 

Gymnastik:

 

Afdelingen er ved at starte op på den nye sæson. Der er godt styr på hold og instruktører.
Der blev åbnet for booking den 14. aug. og allerede den 16. aug. var næsten alle hold lukkede. Der er ca. 500 medlemmer allerede inden sæsonstart.

Afdelingen tror på 700 medlemmer.

 

Afdelingen kunne rigtig godt ønske sig mere plads i haller og sale.

Hans-Henrik spurgte til Mogens’ event firma. Thomas fortæller lidt om hans tidligere tiltag.

 

Hans-Henrik spurgte endvidere til, hvordan afdelingen holder på instruktører og aflønning til instruktører. Thomas fortalte lidt om dette.

 

Atletikafdelingen:

 

Afdelingen har afholdt NM, med tilfredse deltagere og ingen klager.

Der har været evaluering på stævnet. Og afdelingen har erfaret, at det er vigtigt, at være mere specifik på opgaver til de frivillige hjælpere.

Det er et problem af få frivillige til at hjælpe med at afholde stævner.

 

Line er ansat som ungdomstræner og koordinator. Dog er det et spørgsmål, om hun fortsætter.

 

Der er blevet bedre samarbejde i afdelingen med Race running. De havde stævne i weekenden og det gik godt. De havde dog glemt at booke banen, men det gik.

 

DHL var vellykket. Hans-Henrik beklager, at han ikke har været så meget tilstede, man han har haft meget arbejde i perioden.

 

Der har været deltager fra afdelingen med til U19 og U23.

 

De har haft en god træningslejer i Polen.

 

Motionsafdelingen:

 

Der er knap 400 medlemmer i afdelingen. Og der er et stort fald i antal medlemmer.
Ca. 40 % af medlemmerne er cyklister.

Klaus fortalte, at der var stort fald i antal medlemmer efter ændring af betalingsform. Fra girokort til tilmelding på nettet.

 

Afdelingen har svært ved at skaffe frivillige hjælpere.

 

Afdelingen arbejder på, hvordan de skal gøre for at få flere medlemmer. Dette blev debatteret.

 

Madaftenernes start dato er rykket til 21. september.

 

Hans-Henrik kommenterede på de problemer, der er lige nu i afdelingen. Han gav nogle gode råd ud fra egen erfaring, da han startede i atletikafdelingens bestyrelse.
Han opfordrede til at snakke mere om fællesskab i afdelingen.

 

Tværidrætslig:

 

Afdelingen er ved at komme i gang med efterårssæsonen.

 

Walking har over sommeren haft god tilmelding.

Afdelingens medlemmer har hjulpet til som vejvisere til DHL stafetten, og det gik rigtig godt.

 

Ecco-løbet er sidste arrangement i år.

 

Karen lovede, at hjælpe afdelingen med at lægge oplæg ud på hjemmesiden.

 

Afdelingen havde et forslag om, at lave en reol med byttebøger i klubhuset.
Forslaget blev positivt modtaget af bestyrelsen. Klaus foreslog, at en sådan reol kan stå i det nye mødelokale, hans nuværende kontor.

 

Klaus takkede afdelingen for hjælpen til DHL-stafetten.

 

Klubhuset:

 

Erik er ikke til at komme i kontakt med, og han var ikke til stede ved mødet.

 

Ad) 4.

Klubhusudvalgets opgaver.

 

Morten fortalte, at de har holdt møde i klubhusudvalget.

Fremover vil det være John-Steen der står for bemanding på klubaftner. Og han sørger for afløser ved behov.

 

Klubhusudvalget fortsætter og udvides med Carl P. og Mogens, der skal tage sig af små-reparationer.
Resten af udvalget passer baren.

 

Morten tager kontakt til Carl P. og Mogens.

 

Sonja, fra udvalget, har ønsket, at der ændres på teksten ved booking af lokaler i klubhuset, da der har været nogle misforståelser.
Dette sker, når der bliver mulighed for booking af gymnastiksalen.

 

Der blev debatteret omkring problematikken i, at der ofte er åbne vinduer efter udlejning. Dette skal tages op i afdelingerne.

Det blev besluttet, at Morten skal bede Carl P lukke vinduerne permanent.

 

Ad) 5.

Eventuelt:

 

Hans-Henrik oplyser, at han er flyttet på landet.

 

Jytte Jørgensen, fra atletikafdelingen, er afgået ved døden.

 

Næste møde i Hovedbestyrelsen er:

 

Tirsdag den 11.10.2016 kl. 18.30 Jørgen Bendix vil evt. gerne lave mad.

 

Referent: Anette Rasmussen Den 23.08.2016

Referatet er godkendt den 11.09.2016