Odense Gymnastikforening
Oplevelse – Glæde – Fællesskab

 Referat fra Hovedbestyrelsesmøde den 24. januar 2017

 

Afbud: Erik Larsen, Annette Rasmussen

 

 

Punkt 1.Postgennemgang

Bendix deltog i borgmesterens afskedsreception.

 

Klaus ønskede uddybning af kommentarer fra sidste Hovedbestyrelsesmøde (jfr. sidste referat) vedrørende mailkorrespondance mellem Gymnastikafdeling og Eventyrløbet. Der blev afgivet forklaring fra Thomas og han uddybede sin opfattelse af sagen.

Klaus fremlagde ud over sin opfattelse af sagen også beregninger på de tilskud, der er tildelt i perioden fra 2006 til 2016. Der blev uddelt kopi af disse beregninger til alle mødedeltagere.

 

Klaus fremhævede de særlige forhold i 2015, hvor der er blevet ydet et særligt stort tilskud dels begrundet i usikkerhed om, hvordan fordelingsnøglen ville fungere, dels en større honorering til særopgave (i forb. med sceneopbygning til Eventyrløbet). Efter endnu en grundig drøftelse må det konstateres, at der mangler forventningsafstemning og tilstrækkelig kommunikation i forbindelse med den væsentlige ændringer, der skete da aftalen om fordelingsnøglen blev indgået.

Hovedbestyrelsen anbefaler at sikres forventningsafstemning og der fremover udarbejdes kontrakt/skriftlighed i forhold til aftaler om opgaver og honorering.

Klaus og Thomas tager denne henstilling til efterretning og efterlevelse.

Thomas pointerer afslutningsvist, at han grundlæggende synes at timehonoraret er OK.

 

 

Punkt 2. Regnskab/Økonomi

Gennemgang af regnskab 2016 for hhv. OGF hovedafdeling og OGF’s klubhus.

Spørgsmål til tilskud fra Atletikafdelingen. Jfr. referatet af 11. oktober 2016 skulle motionsafdelingen bidrage med ca.70.000,00 og Atletikafdelingen 120.000. Beløbet fra Atletikafdelingen er ikke overført og fremgår derfor ikke af regnskabet for 2016.

Det aftales, at beløbet overføres i 2017 og indgår i 2017-regnskabet.

 

Morten kommenterede regnskabet og den generelle økonomi med, at Middelfart Sparekasse og LR Kredit har besigtiget huset og der er ikke indgået kommentarer. BBR opgørelse er indsendt til kommunen med de nye opmålinger efter sidste tilbygning. Der er ligeledes indgivet meddelelse om værdi af klubhuset til skattevæsenet.

 

Bestyrelsen godkender herefter regnskaberne og tilkendegiver anerkendelse til Morten.

 

 

Punkt 3. Korte referater fra afdelingerne

 

Gymnastikafdelingen:

Deltog i Fynske banks Sportslørdag i Idrætshallen.

Ellers oplyste Thomas, at afdelingen er på vej ind i foråret med opvisninger og konkurrencer.

 

Atletikafdelingen:

Ungdomsmesterskaber er blevet afholdt. Der er mange unge talenter på vej.

Afdelingen deltog også i Sportslørdag.

De har haft besøg af konsulent og har fået udarbejdet en ”mønsterklubs” analyse (Sporthouse ved Henning Hoffmann). Analysen har været med til at klarlægge afdelingens stærke og svage sider. Analysen bliver brugt aktivt til at forbedre bl.a. afdelingens planlægning.

Hans-Henrik tilkendegiver klart, at Atletikafdelingen er en afdeling i trivsel.

Motionsafdelingen:

Annemette demonstrerede kort nyt årshjul (Plandisk, udarbejdet i samarbejde med DGI) Årshjulet bliver præsenteret på generalforsamlingen og vil fremover blive et element på hjemmesiden.

På generalforsamlingen vil retningslinjer for tilskud blive præsenteret. Cykel- og løbestyregruppen får hver 20.000,00 til tilskud til ture/arrangementer/udflugter m.m..

Der er således nu uddelegeret økonomi til styregrupperne.

På medlemsmødet blev der igen diskuteret klubtøj.

 

TV-afdelingen:

Godt i gang med 2017. Billard er dog på stand-by, der er ingen til at tage sig af aktivieten.

Ingen problem mht. generalforsamlingen – alle på valg stiller op.

Bent efterlyste igen reol til bøger (byttebibliotek)

Klaus ved godt at der er et hængeparti.

 

Klubhusudvalget:

Drøftelse af forhold omkring valg.

Byggeudvalg (opgaver og kommissorium)

 

 

Punkt 4. Indvielse af tilbygning

Enighed om at tiden er forpasset en indvielsesreception.

De største samarbejdspartnere / sponsorer har besøgt huset i forbindelse med møder i Løbskontoret.

 

 

Punkt 5. Generalforsamling

Fastsat til den 23. februar 2017.

Formand Annette Pedersen på valg (ønsker ikke genvalg til formand).

Næstformand Jørgen Bendix på valg.

De vil gerne bytte plads.

 

Annette Rasmussen (bestyrelsesmedlem) går af.

Karen Høybye (nu bestyrelsesmedlemssuppleant) vil gerne overtage posten og gerne bidrage til bestyrelsesarbejdet som sekretær når hovedafdelingen konstituerer sig efter generalforsamlingen.

 

Der mangler et emne til suppleantposten. Jørgen Bendix er ved at undersøge og tjekke emner.

 

Øvrige generalforsamlinger:

TV afdelingen den 6. februar

Atletikafdelingen den 7. februar

Motionsafdelingen den 8. februar

Gymnastikafdelingen den 9. februar

 

Dirigent – emner Jørgen G.Knudsen eller Mogens Hansen. Karen spørger/undersøger.

Efter mødet har Karen truffet aftale med Jørgen Knudsen. Han vil gerne have et forberedende møde med

Annette P. og Jørgen Bendix.

 

 

Punkt 6. Eventuelt

Drøftelse af sponsorindtægter.

Afholdelse af opfølgningssamtaler/MUS for medarbejdere. Det er et område, hvor Hovedafdelingen endnu ikke helt opfylder deres forpligtelse som arbejdsgiver.

 

Klaus W. oplyste, at der har været DHL møde 24.1 Der kommer en ny gå-rute der IKKE er sammenfaldende med løberuten. Der bliver behov for flere hjælpere, derfor er der snakket om muligheden for at motionsmedlemmer får gratis deltagelse onsdag, mod at tage en vagt enten tirsdag eller torsdag.

Det får Annemette yderligere info om og materiale der kan fremlægges for motionsmedlemmerne.

 

TV afdelings medlemmer er fortsat - som altid – i spil som hjælpere på alle dage.

 

 

Ny mødedato: 7. marts 2017, kl. 18.30 (konstituering).

Ref. K.Høybye