Odense Gymnastikforening
Oplevelse – Glæde – Fællesskab

REFERAT AF HOVEDBESTYRELSESMØDE

MANDAG DEN 9. december 2013

 

 

Til stede: Jørgen Bendix Petersen, Morten Schreiner, Annette Pedersen, Lone Ellegaard, Karen Høybye, Mogens Nielsen, Klaus Winther, Erik Larsen, Bent Jacobsen og Anette Rasmussen.

                   Thomas Juul Hansen og Niels Selck kom senere.

 

Fraværende: Jørgen Halkjær.

 

Dagsorden:

 

1. Postgennemgang og meddelelser

2. Hovedafdelingen, herunder økonomi

3. Korte referater fra afdelingerne:

      Gymnastik

      Atletik

      Motion

      Tværidrætslig

      Klubhuset

      Bladudvalget

4. Eventuelt.

 

 

 

Ad) 1.

Postgennemgang og meddelelser:

 

Jørgen har modtaget følgende post:

Møde i Odense kommune: Kick-off, sammen om civilsamfundsstrategi. Jørgen B. deltager.

 

Information om Atletikblad, AtletikNyt.

 

Kursustilbud i rytmisk gymnastik og moderne dans.

 

Endvidere kan Jørgen informere om, at Torben Simonsen er begyndt at udbyde marathonture til udlandet.

 

Klaus fortæller, at Dansikring overtager alarm og kortsystem. Det giver en besparelse på kr. 16.000 pr. år på serviceaftalen.

Det medfører, at der skal laves nye brikker/nøgler til alle, der skal have adgang til klubhuset.
Klaus foreslår, at der skal betales et depositum på kr. 50 pr. brik. Dette vedtages.

Når der i afdelingerne informeres om dette nye tiltag, skal der samtidig informeres om et tilbud fra Dansikring, Verisure, der ved tegning af abonnement på alarm til kun kr. 495 sparer kr. 1000. Klubben får herefter et mindre beløb i form af vin, biografbilletter og lignende. Disse kan så bortloddes til vores medlemmer.

 

Klaus informerer, at adgangskontrol til kælder flyttes hen til ”kasterum” (mellem de to vægtrum). I denne dør monteres en elektronisk dør. Dette tiltag vil komme til at koste kr. 8.000, som betales af atletikafdelingen, det er godkendt af Jørgen Halkjær.

 

Odense skøjteklub har henvendt sig til Klaus, om muligheden for at leje gymnastiksalen. Klaus har snakket med dem om, at lørdage ca. 1½ time fra 1. jan. til 31. marts til en leje på kr. 100 pr. gang, kan være en mulighed. Dette vedtages.

 

Klaus fortæller, at der er arbejdet med hjemmesiden. Der er kommet mange ideer fra formændene.
Partner House er kommet med et tilbud på ml. 28-35.000 plus moms for disse ændringer. De vil gerne komme uden beregning og fremlægge dette tilbud.

Der er allerede lavet nogle ændringer med bl.a. kørende reklamer.

 

Der diskuteres holdninger om hjemmesiden:

Karen forespørger efter en overordnet tovholder? Klaus foreslår Flemming Vedel.
Der diskuteres, om det er en god ide med Flemming og hvilke fordele og ulemper der er ved, at bruge ham.

Karen siger, at motionsafdelingen ikke vil betale for noget, vi selv kan lave.
Lone ønsker, at der laves nogle retningslinier for denne tovholder, så det ikke er tovholderen, der udelukkende skal bestemme over hjemmesiden.

Tovholderens opgave skal være at uddele brugerrettighederne.

Klaus informerer om, at Niels vil have brug for visse ændringer på hjemmesiden.

Der gives udtryk for svagheden i, at vi ikke har noget at sammenligne med og/eller presse prisen med.

 

Det vedtages, at Partner House kan komme og fremlægge deres tilbud og hvad det indebærer. Klaus kontakter Partner House og meddeler bestyrelsen en dato i det nye år.

 

Klaus fremlægger, at det er nødvendigt med et spjæld med motor i det nye styrkerum i kælderen. Jørgen Halkjær har aftalt med Schneider, at det skal udføres.

 

Klaus har modtaget et tilbud på kr. 15.000 fra Danfoss vedr. skiftning af pressostater der styrer gulvvarmen. Mogens fortæller, at der er problemer med at kortlægge de forskellige slanger til gulvvarmen.

 

Der er stor forøgelse af energiforbruget fra okt. til nov. El er næsten fordoblet, mens vandforbruget er steget meget. Klaus vil fremover aflæse forbruget pr. uge for at følge forbruget.

 

Klubhusbooking er næsten oppe at køre.

 

Ad) 2.

Hovedafdelingen, herunder økonomi:

 

Tinglysningen driller stadigvæk. Advokaterne har lavet en fejl med fuldmagterne. Vi har derfor d.d. lavet nye fuldmagter.

 

Der kommer tilskud fra Odense kommune sidst i december.

 

Medlemskontingent er under udarbejdelse.

 

Morten laver en oversigt over energiforbruget fra 2012 og 2013 til sammenligning.

 

Ad) 3.

Korte referater fra afdelingerne:

 

Gymnastikafdelingen:

 

Juletræsfest på Risingeskolen er veloverstået i går søndag den 8. december. Det var et godt arrangement med mange deltagere.

Afdelingen laver traditionen tro en lille juleopvisning tirsdag den 17. december efterfulgt af hygge i klubhuset med æbleskiver og gløgg.

 

Atletikafdelingen:

 

Der har været møde med CA-arena for at lave forbrugsaftale.
Der er også lavet en reklameaftale.

Niels og Jørgen H. har været til møde vedr. reklame.

Der er kommet ny tovholder for ungdomsafdelingen, som er ved at blive sat ind i arbejdet.

Det går godt med online kontingent. Der har været nogle problemer og der mangler lidt finpudsning.

Julefrokost 6. dec. Gik godt og havde stor tilslutning.

D.d. har der været ungdomsjuleafslutning i klubhuset.

Der er fastlagt nye tilskudsordninger.

Jørgen B. spørger til senior dm, hvem skal være tovholder? Det vides ikke endnu. Jørgen B. vil gerne vide, hvem det er, da han muligvis kan være behjælpelig med at finde hjælpere.

Der er planlagt flere stævner til OGF til næste sæson.

Det går stille og roligt i vægtrummet. Klaus spørger til lofterne, om der evt. skal noget belægning på?

Karen spørger til samarbejde med atletikafdelingen i vægtrummet, evt. romaskine. Lone fortæller, at der er velvilje i afdelingen, men der er ikke besluttet noget endnu.

 

Motionsafdelingen:

 

Der mangler ét arrangement i 2013 og det er nytårsløbet og det er et løb for hele OGF og alle afdelinger er velkomne. Der løbes 5 og 10 km.

Det har været et godt og langt år.

Der blev med succes og stor tilslutning afholdt julefrokost 7. december.

 

Tværidrætslig afdeling:

 

Alt går planmæssigt.

Der er prisstigning fra 1. januar og det forventes, at det vil give problemer blandt nogle medlemmer.

Der er god tilslutning til alle aktiviteter.

Karen kommenterer, at det nok kræver lidt tilvænning af fællesaktivitet mellem tværidrætslig og motions afd., men er meget positiv.

 

Klubhuset:

 

Erik påpeger, at det nu ikke kan vente længere med et lager og udbygning af garderoben.   

 

Bladudvalget:

 

Det sidste papirklubblad er nu lavet og udsendt.

Nu skal udvalget så til at arbejde på det nye blad.

Bladudvalget indsamler og sætter op som tidligere. Og Karen lægger det ud som PDF-fil.

Der diskuteres igen, hvordan det kan lade sig gøre, at lave et blad uden det kommer til at koste en formue.

Lone opfordrer til, at vi på hjemmesiden ”søger” en frivillig, der har erfaring med og interesse i, at opsætte bladet, evt. et medlem.

Bent forespørger til en deadline til næste blad. Det aftales, at det er 1. januar 2014.

Bent spørger til punkt i sidste referat med infoudvalg. Karen genopfrisker dette punkt, som var et forslag til, hvordan vi kunne lave et nyhedsbrev. Og flytte denne diskussion til et mindre forum. Der vedtages ikke noget.

 

Mogens vil finde 6 datoer for deadline i fremtiden.

 

Ad) 4.

Eventuelt

 

Følgende datoer er fastlagt for generalforsamlinger:

 

Gymnastikafdelingen, 6. februar 2014

Tværidrætsligafdeling, 10. februar 2014

Atletikafdelingen, 11. februar 2014

Hovedafdelingen, 27. februar 2014 kl. 18.

 

Motionsafdelingen har først bestyrelsesmøde i næste uge, og kommer derefter med dato for deres generalforsamling.

 

Niels får ordet og kommer med nogle tanker og forslag til overvejelse:


-Forespørger på, om vi kan lave en ”forklaring” ude på huset, så forbipasserende kan se, hvad det er for et hus. Få på skrift hvad OGF er. Reklamere for os selv.

 

-Til venstre for hoveddøren kunne man evt. lave nogle tavler med hvem, der er partnere i huset og vores event.

Dette er der opbakning til.

 

-Er det muligt i de enkelte afdelinger at lave en oversigt over, hvad OGF samlet set handler for hos de store partnere?

 

-Vil vi have en navnesponsor på huset?

 

Efter annonce på hjemmesiden, har Klaus og Niels fundet en ung studerende Nikolaj, som skal være praktikant og arbejde med vores hjemmeside og sociale medier herunder facebook-siden til OGF. De første måneder skal han arbejde ca. 4 timer om ugen. Og fra ca. 15. februar til 15. juni skal han være praktikant med 37 timer om ugen.

 

Det aftales, at referatet godkendes efter en uge fra udsendelse, hvis der ikke er rettelser. 

 

Ny mødedato oplyses af Klaus, når han har aftalt en dato med Partner House.

 

 

Næste møde i Hovedbestyrelsen er:

-

 

 

Referent: Anette Rasmussen Den 09.12. 2013

Referatet er godkendt den . . 2013